Les documents numériques font partie du quotidien, ils se substituent peu à peu au papier en occupant moins de place dans l’espace, en apportant des garanties de preuve, de durabilité. Mais, ils occupent beaucoup trop de « place » de par leur nombre, leur facilité à être répliqué, leur omniprésence sur tous nos objets connectés. La forme change mais les exigences de réduction des risques demeurent.
- Mes documents numériques sont-ils fiables ? Peut-on les utiliser, les transmettre ?
- Ces documents présentent-ils des garanties d’origine, comment les considérer en tant que preuves ?
- Comment organiser la conservation des documents numériques, que faut-il anticiper ?
- En tant que professionnel, peut-on garantir une bonne organisation de ses documents ou de ses données tout au long d’un projet, comment être assuré de bien démarrer ?
Ce MOOC a également pour objectifs :
- de vous initier aux méthodes de gestion documentaire
- de clarifier la notion de gouvernance appliquée aux documents numériques
- d’apporter des réponses en matière de gestion des risques dans les pratiques professionnelles
- de sensibiliser les professionnels ou les étudiants sur les obligations existantes, notamment dans un contexte international
- d’apporter un éclairage sur la notion de qualité et de l’usage des normes internationales pour la gestion des documents d’activité.
- d’illustrer par des cas pratiques les différentes thématiques du cours
D’approche internationale, le Mooc « Gérer les documents numériques : maîtriser les risques » avait réuni près de 8000 participants dans 82 pays lors de sa première session en 2015.
Cette nouvelle version est construite avec un plan abordant les principales problématiques des professionnels en charge de la gestion documentaire et comprend 12 nouveaux contenus dont 6 séquences pratiques.
Des séquences « bonus » ont été ajoutées pour compléter certaines thématiques hebdomadaires, elles ne font pas l’objet de questionnaires d’évaluation.
Format
Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.
Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d'une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.
Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.
Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par Hangout.
Plan du cours
Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence
Semaine 1 - Fixer le cap, une mission du records manager
Introduction et Définition des concepts clé du records management / Gestion des documents d'activité et typologie des métiers
La gouvernance
Lancer un plan d'action : le plan de gouvernance documentaire
Comment convaincre ? Du dirigeant à l'assistante
Analyse de processus
Cas pratique : Le "leadership", organiser un cadrage de projet
Bonus : Travailler avec prestataires
Bonus : Typologie des professionnels et des métiers
Semaine 2 - Garantir la preuve, un enjeu du juriste
Les contrainte/enjeux/obligations juridiques et réglementaires
Données personnelles et la gestion du cycle de vie
e-discovery, investigation électronique
Gestion des documents d'activité à valeur probante
Cas pratique : Evaluer la valeur probante d'un document admis en preuve
Semaine 3 - Gérer le cycle de vie : les méthodes du records manager
Caractéristiques des documents d'activité
Le cycle de vie
Conserver ou non les documents d'activité numériques
La réversibilité des données et documents
Cas pratique : Éditique et performance économique
Bonus : Le mode projet
Semaine 4 - Assurer la disponibilité, les outils du document controller
Le Doc Control
La classification
Les outils collaboratifs
La Gestion Electronique des Documents, introduction et projet hybride
Cas pratique : Doc controller, les moments clés
Semaine 5 - Industrialiser les pratiques, la mécanique du records manager
Les Métadonnées
Les logiciels et les projets
Système d'Archivage Electronique (SAE) et certification
La nouvelle version de la norme internationale ISO 15489 : 2016 - Gestion des documents d'activité : concepts et principes
Cas pratique : Diagnostic avant dématérialisation
Bonus : Les formats et la garantie de pérennité
Semaine 6 - Certifier la conformité, une exigence du responsable système de management
La qualité ISO 9001 et la gestion des documents d'activité
Analyse des risques
Le système de gestion des documents d'activité (SGDA) selon l'ISO 30301 (et interopérabilité)
Cas pratique : entretien d'audit
Conclusion du Mooc
Bonus : La gouvernance, stratégie et organisation
Bonus : Normes et standards dans le domaine de la gestion des documents d'activité
Bonus : Mettre en oeuvre un audit, une certification ISO 30301