Gérer les documents numériques : maîtriser les risques (FUN)

Gérer les documents numériques : maîtriser les risques (FUN)
Le numérique nous permet à tous de produire, partager, rechercher, capturer des données avec des outils de plus en plus simples et fiables (PC, tablettes, téléphones, etc.). Ce Mooc propose de vous initier aux méthodes dites du « records management – gestion des documents d’activité » pour vous permettre de mieux répondre aux défis des flux d’information et de documents dans l'univers numérique.

Les documents numériques font partie du quotidien, ils se substituent peu à peu au papier en occupant moins de place dans l’espace, en apportant des garanties de preuve, de durabilité. Mais, ils occupent beaucoup trop de « place » de par leur nombre, leur facilité à être répliqué, leur omniprésence sur tous nos objets connectés. La forme change mais les exigences de réduction des risques demeurent.

- Mes documents numériques sont-ils fiables ? Peut-on les utiliser, les transmettre ?

- Ces documents présentent-ils des garanties d’origine, comment les considérer en tant que preuves ?

- Comment organiser la conservation des documents numériques, que faut-il anticiper ?

- En tant que professionnel, peut-on garantir une bonne organisation de ses documents ou de ses données tout au long d’un projet, comment être assuré de bien démarrer ?

Ce MOOC a également pour objectifs :

- de vous initier aux méthodes de gestion documentaire

- de clarifier la notion de gouvernance appliquée aux documents numériques

- d’apporter des réponses en matière de gestion des risques dans les pratiques professionnelles

- de sensibiliser les professionnels ou les étudiants sur les obligations existantes, notamment dans un contexte international

- d’apporter un éclairage sur la notion de qualité et de l’usage des normes internationales pour la gestion des documents d’activité.

- d’illustrer par des cas pratiques les différentes thématiques du cours

D’approche internationale, le Mooc « Gérer les documents numériques : maîtriser les risques » avait réuni près de 8000 participants dans 82 pays lors de sa première session en 2015.

Cette nouvelle version est construite avec un plan abordant les principales problématiques des professionnels en charge de la gestion documentaire et comprend 12 nouveaux contenus dont 6 séquences pratiques.

Des séquences « bonus » ont été ajoutées pour compléter certaines thématiques hebdomadaires, elles ne font pas l’objet de questionnaires d’évaluation.




Format

Ce Mooc est organisé en 6 modules sur une durée de 6 semaines.

Chaque module se compose de 5/6 séquences vidéos, de 10 minutes chacune en moyenne, suivies d'une question qui permet aux apprenants de faire le point sur leurs acquis.

Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.

Pour chaque séquence, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par Hangout.


Plan du cours

Ce Mooc est organisé selon 6 thématiques correspondant à un plan de travail du mode projet. Chaque semaine fait l’objet d’une introduction par l’enseignant de référence


Semaine 1 - Fixer le cap, une mission du records manager

Introduction et Définition des concepts clé du records management / Gestion des documents d'activité et typologie des métiers

La gouvernance

Lancer un plan d'action : le plan de gouvernance documentaire

Comment convaincre ? Du dirigeant à l'assistante

Analyse de processus

Cas pratique : Le "leadership", organiser un cadrage de projet

Bonus : Travailler avec prestataires

Bonus : Typologie des professionnels et des métiers


Semaine 2 - Garantir la preuve, un enjeu du juriste

Les contrainte/enjeux/obligations juridiques et réglementaires

Données personnelles et la gestion du cycle de vie

e-discovery, investigation électronique

Gestion des documents d'activité à valeur probante

Cas pratique : Evaluer la valeur probante d'un document admis en preuve


Semaine 3 - Gérer le cycle de vie : les méthodes du records manager

Caractéristiques des documents d'activité

Le cycle de vie

Conserver ou non les documents d'activité numériques

La réversibilité des données et documents

Cas pratique : Éditique et performance économique

Bonus : Le mode projet


Semaine 4 - Assurer la disponibilité, les outils du document controller

Le Doc Control

La classification

Les outils collaboratifs

La Gestion Electronique des Documents, introduction et projet hybride

Cas pratique : Doc controller, les moments clés


Semaine 5 - Industrialiser les pratiques, la mécanique du records manager

Les Métadonnées

Les logiciels et les projets

Système d'Archivage Electronique (SAE) et certification

La nouvelle version de la norme internationale ISO 15489 : 2016 - Gestion des documents d'activité : concepts et principes

Cas pratique : Diagnostic avant dématérialisation

Bonus : Les formats et la garantie de pérennité


Semaine 6 - Certifier la conformité, une exigence du responsable système de management

La qualité ISO 9001 et la gestion des documents d'activité

Analyse des risques

Le système de gestion des documents d'activité (SGDA) selon l'ISO 30301 (et interopérabilité)

Cas pratique : entretien d'audit

Conclusion du Mooc

Bonus : La gouvernance, stratégie et organisation

Bonus : Normes et standards dans le domaine de la gestion des documents d'activité

Bonus : Mettre en oeuvre un audit, une certification ISO 30301